Một trong những “cửa ải” đầu tiên mà một HR sẽ phải trải qua chính là từ chối các ứng viên không đạt yêu cầu. Vậy, ứng viên là gì? Các từ chối ứng viên khéo léo và vẫn giữ được hình ảnh tốt đẹp của thương hiệu như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.
Đôi nét về ứng viên là gì?
Trước khi biết cách từ chối như thế nào, hãy cùng tìm hiểu ứng viên là gì, những yếu tố để đánh giá ứng viên là gì. Khi bạn biết cách đánh giá, bạn sẽ xác định được nên từ chối ứng viên nào. Cụ thể như sau:
Ứng viên là gì?
Ứng viên chính là những người có nhu cầu ứng tuyển vào các vị trí đang tuyển dụng tại doanh nghiệp. Tuy vậy, ứng viên sẽ là những người sẽ vượt qua vòng hồ sơ và được hẹn phỏng vấn.
Ứng viên chính là người có nhu cầu ứng tuyển vào doanh nghiệp
Yếu tố đánh giá ứng viên là gì?
Vậy, yếu tố để đánh giá sự tiềm năng của ứng viên là gì? Để biết có nên từ chối ứng viên hay không, bạn nên biết họ có phải là ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp không. Để xác định được điều đó, bạn có thể dựa vào 3 dấu hiệu sau đây:
Phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp
Sự hòa hợp với văn hóa của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý. Những yếu tố phù hợp với văn hóa doanh nghiệp sẽ biểu hiện ở sự ứng xử, giao tiếp, cách quản lý, cách làm việc,… của ứng viên.
Năng lực tiềm năng phù hợp tùy chưa hoàn thiện
Không phải ứng viên nào cũng có thể có kinh nghiệm dày dặn, hoàn thiện về những kỹ năng, kinh nghiệm làm việc. Do đó, để có được ứng viên tiềm năng, bạn cần đánh giá về khả năng phát triển trong tương lai của ứng viên đó như thế nào.
Ứng viên có góc nhìn đa dạng trong công việc
Sự sáng tạo, góc nhìn đa dạng tốt sẽ giúp cho ứng viên có thể linh hoạt và làm việc hiệu quả hơn. Tùy vào từng ngành nghề, lĩnh vực, bạn có thể đưa ra những câu hỏi phỏng vấn tình huống để đánh giá được vấn đề này ở ứng viên.
Tổng hợp cách từ chối ứng viên khéo léo
Sau khi đã xác định được ứng viên nào không phù hợp, bạn sẽ cần phải gửi thông tin từ chối đến ứng viên. Dưới đây là một số thông tin giúp bạn có thể giúp bạn từ chối ứng viên khéo léo hơn.
Nội dung cần có khi gửi thông tin từ chối
Trước khi gửi email hoặc gọi điện, bạn cần lưu ý chuẩn bị những thông tin cơ bản cần có để từ chối. Những nội dung này sẽ giúp cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Cụ thể nên gồm những thông tin sau:
- Lời chào đầu tiên với ứng viên.
- Chuẩn bị thông tin cá nhân ứng viên.
- Chuẩn bị nguyên nhân ứng viên không phù hợp với doanh nghiệp.
- Lời cảm ơn đến ứng viên đã dành thời gian đến tham dự phỏng vấn, ứng tuyển vào doanh nghiệp.
- Có thể chuẩn bị những vị trí phù hợp hơn với ứng viên nếu có.
Bạn nên chuẩn bị đầy đủ nội dung cần thiết trước khi từ chối ứng viên
Phương thức từ chối ứng viên phù hợp
Sau khi đã chuẩn bị những nội dung từ chối đầy đủ, bạn có thể sử dụng email hoặc gọi điện trực tiếp để từ chối ứng viên. Với mỗi cách từ chối, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
Sử dụng email từ chối ứng viên
Bạn có thể sử dụng mẫu email từ chối như sau:
Thân gửi [Tên ứng viên],
Mình là [tên HR], thuộc bộ phận hành chính nhân sự của công ty [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của [tên ứng viên]/Cảm ơn bạn đã dành thời gian đến tham gia buổi phỏng vấn.
Tuy vậy, sau khi xem xét, chúng tôi nhận thấy rằng [lý do từ chối].
Một lần nữa, chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội việc làm tại vị trí [vị trí tuyển dụng]. Chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ để ưu tiên hơn cho bạn nếu có cơ hội việc làm phù hợp trong thời gian tới.
Cảm ơn và trân trọng!
Hãy lưu ý rà soát lại các thông tin, lỗi chính tả của thư từ chối lần cuối trước khi gửi cho ứng viên. Bạn cũng có thể soạn thảo mẫu email khác dựa trên những nội dung mẫu ở trên.
Gọi điện từ chối trực tiếp
Bên cạnh gửi mail, bạn cũng có thể gọi điện từ chối trực tiếp cho ứng viên. Tuy vậy, nếu gọi điện, bạn cần lưu ý về giọng điệu, ngữ điệu của mình. Hãy thể hiện sự nhẹ nhàng, lịch sự của HR trong quá trình trao đổi. Điều này cũng giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty với ứng viên.
Bạn có thể gọi điện trực tiếp hoặc gửi email từ chối ứng viên
Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về ứng viên là gì, cách từ chối khéo léo đối với ứng viên là gì. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm ứng viên khác phù hợp hơn, hãy tham khảo thêm những nền tảng đăng tin tuyển dụng miễn phí như TopCV, Vietnamworks,… Bạn có thể dễ dàng kết nối được ứng viên tiềm năng ngay tại những nền tảng này.